Heb je anderen ooit verteld dat je een geweldige ‘multitasker’ bent? Zo ja, behandel je elke taak als even belangrijk? Het steeds groter wordende aantal afleidingen, zoals e-mails, ongeplande afspraken en smartphones, baart mij zorgen. Het is ontzettend moeilijk om gefocust te blijven wanneer er gevochten wordt om je aandacht. Succesvolle mensen gebruiken effectieve methoden om dingen gedaan te krijgen; ze werken niet gewoon hun lijstje af, maar ze combineren momenten van intense focus met periodes waarin ze multitasken op basis van een prioriteit tussen hun taken. Immers, zoals Hawke zei: “de meest belangrijke zaken schreeuwen niet altijd het hardst om aandacht.”

Het Pareto Principe
Sommigen van onze lezers zijn studenten, andere professionals. Beide van deze groepen ervaren regelmatig onverwachte taken die snel ‘gefikst’ moeten worden: ongeplande en noodzakelijke meetings en het continue trillen van de smartphone door e-mails en tekstberichten. Multitaskers behandelen deze taken zoals computers dit ook doen: ze voeren een regel code één voor één uit en wisselen snel tussen verschillende regels code. Hun to-do lijstjes, gevuld met could-do’s en should-do’s, worden snel korter naarmate de dag vordert. Maar leidt deze werkwijze tot het beste resultaat? De meesten van ons kennen het beroemde Pareto Principe, ook wel bekend als de ‘80/20 regel’. Deze zegt dat de kleinste inspanning vaak leidt tot de grootste beloning. Met andere woorden, als het bureau voor 80% gevuld is met could-do’s, dan is het belangrijk om in gedachten te houden wat voor doel je zult bereiken met de should-do’s.

De juiste temperatuur
Ben je aan het werk en heb je het te koud of te warm? Dit heeft een negatieve invloed op je werkgeheugen. Kortom, zorg voor de juiste temperatuur.

Digitale technologie: de kosten van het switchen van je aandacht
Applicaties als Whatsapp en Wechat (die ieder honderden miljoenen actieve gebruikers hebben bereikt sinds 2011) en toenemende mobiele apparaten (zoals smartwatches) bombarderen ons continu met kleine stukjes informatie. Zo kunnen we voorspellen hoe de toekomst gaat zijn: steeds meer, zeer snel bereikbare informatie. Deze trend heeft natuurlijk zijn voordelen, maar hoe effectief zijn we daadwerkelijk in het wegfilteren van de digitale herrie? Wanneer iedere kleine afleiding een taak voorstelt, kunnen we niet de gehele dag blijven multitasken tussen al deze microtaakjes. Dit kost veel te veel energie.

Een typische dag begint met het plan om een selectie aan (semi-)belangrijke taken uit te voeren. Deze taken zijn normaal gesproken zeer doelgericht; om je doel te bereiken, zullen deze taken gedaan moeten worden en dat weet je. Direct nadat je voor het eerst bent gaan zitten en hebt gekeken naar je taken, begin je met werken. Kort hierna voel je iets tegen je been aan trillen of een notificatie verschijnt op je computerscherm. Je weet niet of het belangrijk is en besluit om direct te kijken. Wanneer je je gedachten tot rust brengt, laat je brein dopamine los. Klinkt dit bekend in de oren? Onderzoek door Gloria Mark van de Universiteit van Californië heeft uitgewezen dat een doorsnee werknemer gemiddeld elf minuten geconcentreerd kan werken en vervolgens afgeleid wordt. Met iedere afleiding als een aparte “taak”, switcht de doorsnee werknemer hiermee continu tussen zijn/haar primaire en secundaire taken.

Een effectieve methode om met digitale afleidingen te dealen
Een moderne methode, die wordt gebruikt door bekende bedrijven als Intel, is om blokken van tijd te creëren waarin geen afleidingen zijn. Het idee is dat iedere persoon een aantal uur per dag werkt met zo weinig mogelijk communicatie. Dan heb je de rest van de dag nog om de lading ongelezen e-mails en tekstberichten weg te werken. Resultaat: het verlies van focus op de complexe, primaire taken vermindert drastisch en een duidelijke toename in productiviteit is het gevolg. Een belangrijke factor hierin is dat het verminderen van communicatie het aantal nieuwe taken op een werkdag vermindert. Deze microtaakjes zijn in veel gevallen niet gericht op dezelfde lange termijn doelen als de vooraf bepaalde ‘should do’-taken. Op deze manier behoudt een werknemer de focus op complexe, waardevolle taken.

Een andere methode is om een prioriteitensysteem voor jezelf te creëren. Als men communicatie zou onderverdelen in de volgende groepen, dan zouden de intervallen tussen verschillende afleidingen significant afnemen.
– E-mail
– Tekstberichten
– Face-to-face (persoonlijke communicatie)
– Telefoon
– Sociale netwerken

Berichten op sociale netwerken - zoals Facebook en Whatsapp - moeten een lagere prioriteit krijgen.

Sociale netwerken – zoals Facebook en Whatsapp – moeten een lagere prioriteit krijgen, want deze berichten zijn vaak niet urgent of niet relevant.

Als we kijken naar de prioriteit, dan zullen de meeste mensen amper onderscheid maken tussen deze verschillende communicatiekanalen. Een voorbeeld: e-mail kan gebruikt worden voor belangrijke communicatie, maar je kunt ook een e-mail van een collega krijgen dat er om elf uur taart klaar staat in de kantine. Omdat je niet zeker weet of de e-mail belangrijk is, voel je je gedwongen om het onderwerp te bekijken en om een korte periode te multitasken. Maar probeer eens de onderstaande structuur aan te houden, waarbij 1 de hoogste prioriteit heeft en 5 de laagste prioriteit:
1.) Persoonlijk: zeer urgent EN/OF zeer relevant
2.) Telefoon: zeer urgent EN/OF zeer relevant
3.) E-mail: niet urgent EN/OF wellicht relevant
4.) Tekstberichten: niet urgent EN/OF niet relevant
5.) Sociale netwerken: niet urgent EN/OF niet relevant

Als je deze structuur aanhoudt, dan valt 60% van de onnodige afleidingen weg. Je hoeft je er niet meer druk om te maken, aangezien je zeker weet dat taken met prioriteit 3 tot en met prioriteit 5 sowieso kunnen wachten. Wanneer deze methode wordt gebruikt, zoals Abbott Laboratories heeft gedaan, zal je in het begin tegen wat miscommunicatie aanlopen, maar zullen anderen zich hierna vlug aanpassen.

We hebben nu kunnen zien dat belangrijke focustaken en multitasking naast elkaar kunnen bestaan, zoals de methode van Intel heeft bewezen. Door minder te switchen (bijv. door afleidingen) wordt een werknemer effectiever. Dit laat ons zien dat de vaardigheid van het kunnen structureren van tijd en communicatie de 20% van Pareto kan bevorderen en dat de vaardigheid van het multitasken zorgt voor de andere 80%. Het is aan jou om de balans te vinden tussen deze twee vaardigheden.

Focus je op urgente, belangrijke taken!

Relevant vs. urgent
Mijn ervaring leert dat taken met de grootste beloning de meeste focus en inspanning kosten. In een wereld waar er in de toekomst een immer groeiende connectiviteit door nieuwe digitale services en apparaten wacht, zal het steeds moeilijker worden om geconcentreerd te blijven in het effectief volbrengen van complexe taken. Door het creëren van de juiste structuur in persoonlijke gewoontes, kunnen we onze productiviteit in de toekomst sterk verbeteren. Bepaal duidelijk je prioriteit van iedere taak en focus op hetgeen relevant is, eerder dan op wat urgent is. Structureer je communicatie dusdanig, zodat je je geen zorgen hoeft te maken over ongelezen berichten en of ze wel/niet relevant zijn. Het allerbelangrijkste: reserveer tijd voor de complexe taken, waarin je niet afgeleid wordt. Iedere keer wanneer je wisselt van taak, ook al is het iets kleins, kost dit jou waardevolle tijd, waardoor je meer tijd nodig hebt om te herstellen.

Colin Fleuren is een blogger op TheFutureStudent.com. Op deze Engelstalige site presenteren studenten hun visie op de toekomst. Iedere maand licht Scientias.nl een interessant item uit.